Cara Menulis Surat Resmi yang Baik dan Benar: Struktur, Format, Kaidah, dan Contohnya

Surat resmi masih digunakan untuk menyampaikan undangan, permohonan, pemberitahuan, tugas, keputusan, dan berbagai kepentingan administratif. Bentuknya dapat berupa surat cetak maupun dokumen elektronik yang dikirim melalui email atau sistem persuratan.

Memahami cara menulis surat resmi yang baik dan benar membantu penulis menyampaikan maksud secara jelas, sopan, dan dapat dipertanggungjawabkan. Kesalahan kecil pada nama penerima, tanggal, nomor surat, atau isi permohonan dapat menimbulkan salah pengertian bahkan menghambat proses administrasi.

Surat resmi memiliki susunan yang lebih teratur daripada pesan pribadi. Setiap bagian mempunyai fungsi, mulai dari kop surat sebagai identitas pengirim hingga tanda tangan sebagai bentuk pengesahan.

Meski formatnya formal, isi surat tidak harus dipenuhi kalimat panjang dan istilah rumit. Surat yang baik justru menggunakan bahasa yang langsung, informasi yang lengkap, serta susunan yang memudahkan penerima memahami tindakan yang diharapkan.

Apa yang Dimaksud dengan Surat Resmi?

Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh individu, organisasi, sekolah, perusahaan, atau instansi untuk menyampaikan kepentingan formal kepada pihak lain.

Kepentingan tersebut dapat berupa pemberitahuan kegiatan, undangan rapat, permohonan izin, permintaan data, penawaran kerja sama, tugas kedinasan, atau penyampaian keputusan.

Surat resmi dapat dikirim antarlembaga maupun dari seseorang kepada lembaga. Seorang mahasiswa, misalnya, dapat menulis surat resmi untuk mengajukan izin penelitian kepada kepala sekolah.

Ciri utama surat resmi terletak pada tujuan, struktur, bahasa, dan identitas pengirimnya. Isinya disusun berdasarkan kepentingan administratif, bukan percakapan pribadi.

Surat resmi juga berbeda dari surat pribadi. Surat pribadi memberikan kebebasan lebih besar dalam pemilihan bahasa dan format, sedangkan surat resmi harus menjaga kesopanan, ketepatan informasi, dan konsistensi bentuk.

Fungsi Surat Resmi

Surat resmi bukan hanya alat untuk menyampaikan pesan. Dokumen ini juga dapat menjadi bukti tertulis bahwa suatu informasi, perintah, atau permohonan pernah disampaikan.

Beberapa fungsi surat resmi antara lain:

• Menyampaikan informasi formal. Instansi dapat memberikan pengumuman, perubahan jadwal, hasil keputusan, atau kebijakan kepada pihak yang berkepentingan.

• Mengajukan permohonan. Surat dapat digunakan untuk meminta izin, bantuan, data, fasilitas, dukungan, atau kerja sama.

• Memberikan undangan. Sekolah, organisasi, dan lembaga dapat mengundang peserta menghadiri rapat, seminar, pelatihan, atau kegiatan tertentu.

• Menjadi bukti administratif. Surat yang memiliki nomor, tanggal, dan pengesahan dapat disimpan sebagai arsip.

• Menjelaskan penugasan. Instansi dapat memberikan tugas kepada pegawai, guru, panitia, atau anggota organisasi melalui surat.

• Menjaga kejelasan komunikasi. Informasi tertulis mengurangi risiko perbedaan pemahaman mengenai waktu, tempat, tujuan, dan tanggung jawab.

Karena dapat menjadi arsip, isi surat resmi harus diperiksa sebelum dikirim. Kesalahan informasi akan tetap tercatat dan dapat memengaruhi proses berikutnya.

Baca Juga: Cara Menulis Surat Lamaran Kerja yang Baik dan Benar: Struktur, Format, Tips, dan Contohnya

Jenis-Jenis Surat Resmi

Surat resmi dapat dibedakan berdasarkan tujuan penggunaannya. Masing-masing memiliki isi dan penekanan yang berbeda.

Surat Undangan Resmi

Surat undangan digunakan untuk meminta seseorang atau perwakilan lembaga menghadiri kegiatan tertentu.

Informasi yang perlu dicantumkan meliputi nama kegiatan, hari dan tanggal, waktu, tempat, agenda, serta pihak yang diharapkan hadir.

Surat Permohonan

Surat permohonan berisi permintaan resmi kepada pihak tertentu. Bentuk permohonan dapat berupa izin penggunaan tempat, bantuan dana, peminjaman barang, permintaan data, atau pengajuan narasumber.

Permohonan harus ditulis secara spesifik. Penerima perlu mengetahui apa yang diminta, kapan dibutuhkan, dan untuk kegiatan apa permintaan tersebut diajukan.

Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan digunakan untuk menyampaikan informasi yang perlu diketahui penerima.

Contohnya adalah pemberitahuan perubahan jadwal, pelaksanaan ujian, kegiatan sekolah, penutupan layanan, atau hasil rapat.

Surat Tugas

Surat tugas diberikan kepada seseorang untuk menjalankan pekerjaan tertentu atas nama instansi atau organisasi.

Isinya biasanya mencantumkan identitas penerima tugas, jenis pekerjaan, lokasi, waktu pelaksanaan, serta pejabat yang memberikan tugas.

Surat Keputusan

Surat keputusan berisi penetapan yang dibuat oleh pihak berwenang. Jenis ini digunakan untuk mengangkat pengurus, menetapkan panitia, menentukan peserta, atau memutuskan suatu kebijakan internal.

Surat Edaran

Surat edaran menyampaikan informasi kepada banyak penerima dalam lingkup tertentu. Surat ini dapat ditujukan kepada seluruh siswa, pegawai, anggota organisasi, atau unit kerja.

Surat Lamaran Kerja

Surat lamaran kerja termasuk surat resmi yang dibuat oleh individu untuk mengajukan diri kepada perusahaan atau instansi.

Strukturnya disesuaikan dengan kebutuhan rekrutmen, tetapi tetap menggunakan bahasa formal dan mencantumkan tujuan pengiriman secara jelas.

Struktur Surat Resmi dan Fungsinya

Susunan surat dapat berbeda sesuai kebijakan instansi. Namun, surat resmi umumnya memiliki bagian-bagian berikut.

Tidak semua surat membutuhkan seluruh bagian tersebut. Surat resmi yang dibuat oleh individu, misalnya, tidak selalu memakai kop dan nomor surat.

Kop Surat

Kop atau kepala surat memuat identitas lembaga pengirim. Informasi di dalamnya dapat berupa nama instansi, alamat, nomor telepon, email, logo, dan situs resmi.

Kop surat membantu penerima mengenali asal dokumen. Penggunaannya harus mengikuti identitas resmi lembaga dan tidak boleh diubah sembarangan.

Tanggal Surat

Tanggal menunjukkan kapan surat dibuat atau diterbitkan. Jika kop sudah mencantumkan nama kota, tanggal tidak perlu diawali dengan lokasi.

Contoh:

12 Agustus 2026

Penulisan tanggal sebaiknya menggunakan nama bulan secara lengkap agar mudah dipahami dan tidak menimbulkan perbedaan tafsir.

Nomor, Lampiran, dan Perihal

Nomor surat berfungsi sebagai identitas administratif. Format nomor mengikuti sistem yang digunakan oleh setiap organisasi atau instansi.

Lampiran menjelaskan dokumen tambahan yang disertakan. Jika tidak ada lampiran, bagian ini dapat dihilangkan atau ditulis dengan tanda hubung sesuai pedoman lembaga.

Perihal berisi inti surat dalam bentuk singkat, misalnya:

Perihal: Undangan Rapat Persiapan Pentas Seni

Perihal tidak perlu ditulis menjadi kalimat panjang karena fungsinya hanya memberikan gambaran awal.

Baca Juga: Apa Itu Teks Negosiasi? Pengertian, Ciri, Struktur, Tujuan, Kaidah, dan Contohnya

Alamat Tujuan

Alamat tujuan menunjukkan pihak yang menerima surat. Penulisannya dapat mencantumkan jabatan, nama lembaga, dan lokasi.

Contoh:

Yth. Kepala SMA Harapan Bangsa
di Yogyakarta

Kata “kepada” tidak harus digunakan jika alamat sudah diawali dengan “Yth.” karena keduanya memiliki fungsi yang hampir sama dalam konteks tersebut.

Penulisan “di tempat” masih sering ditemukan, tetapi alamat yang lebih spesifik akan membantu proses pengiriman dan pengarsipan.

Salam Pembuka

Salam pembuka digunakan untuk memulai isi surat dengan sopan.

Bentuk yang umum digunakan adalah:

Dengan hormat,

Setelah salam pembuka, isi surat dilanjutkan pada paragraf baru. Gunakan tanda koma setelah salam pembuka.

Isi Surat

Isi merupakan bagian utama yang menjelaskan tujuan pengiriman. Susunannya dapat dibagi menjadi pembuka, pokok surat, dan penutup.

Paragraf pembuka memberikan konteks singkat, misalnya dasar kegiatan, hubungan dengan surat sebelumnya, atau alasan pengiriman.

Pokok surat menyampaikan informasi utama, termasuk waktu, tempat, tujuan, permintaan, atau tindakan yang perlu dilakukan penerima.

Paragraf penutup menyampaikan harapan, ucapan terima kasih, atau permohonan tindak lanjut.

Isi harus langsung menuju persoalan. Hindari pembukaan terlalu panjang yang membuat maksud surat baru diketahui setelah beberapa paragraf.

Tanda Tangan, Nama, dan Jabatan

Tanda tangan menunjukkan bahwa surat telah disetujui atau disahkan oleh pihak yang bertanggung jawab.

Di bawah tanda tangan biasanya dicantumkan nama lengkap dan jabatan. Gelar dapat digunakan sesuai kebijakan lembaga.

Jika surat ditandatangani secara elektronik, penggunaannya harus mengikuti sistem dan ketentuan yang berlaku pada instansi terkait.

Tembusan

Tembusan menunjukkan bahwa salinan surat juga dikirim kepada pihak lain yang berkepentingan.

Contoh:

Tembusan:

1. Kepala Tata Usaha

2. Pembina OSIS

3. Arsip

Tembusan hanya dicantumkan jika benar-benar ada pihak lain yang perlu menerima salinan. Jangan menambahkan tembusan sekadar untuk membuat surat terlihat lebih resmi.

Format Penulisan Surat Resmi

Format surat resmi perlu dibuat konsisten agar mudah dibaca. Instansi biasanya mempunyai templat sendiri, tetapi beberapa prinsip umum tetap dapat digunakan.

• Gunakan kertas A4 jika surat dicetak.

• Pilih jenis huruf yang mudah dibaca, seperti Arial, Calibri, atau Times New Roman.

• Gunakan ukuran huruf 11 atau 12 poin untuk isi.

• Atur margin secara proporsional.

• Gunakan jarak antarbab dan paragraf secara konsisten.

• Hindari penggunaan terlalu banyak huruf tebal, warna, atau ornamen.

• Ratakan susunan nomor, lampiran, dan perihal.

• Pastikan logo tidak pecah atau berubah bentuk.

• Gunakan satu gaya tanggal dan penomoran pada seluruh dokumen.

• Simpan surat final dalam bentuk PDF jika dikirim secara elektronik.

Surat resmi tidak harus selalu menggunakan format rata kiri penuh. Beberapa instansi memakai bentuk setengah lurus, lurus penuh, atau format internal tertentu.

Prioritaskan ketentuan dari lembaga pengirim. Jangan mengganti tata letak resmi hanya berdasarkan contoh yang ditemukan dari sumber lain.

Kaidah Bahasa dalam Surat Resmi

Bahasa surat resmi harus jelas, sopan, hemat, dan tidak menimbulkan makna ganda. Formal tidak berarti harus menggunakan kalimat rumit.

Beberapa kaidah yang perlu diterapkan antara lain:

Menggunakan Kata Baku

Pilih kata yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.

Contoh:

• “izin”, bukan “ijin”.

• “risiko”, bukan “resiko”.

• “aktivitas”, bukan “aktifitas”.

• “sekadar”, bukan “sekedar”.

• “praktik”, bukan “praktek” ketika digunakan sebagai kata benda.

Kata tidak baku dapat mengurangi kerapian dokumen, terutama jika surat ditujukan kepada instansi.

Menulis Kalimat secara Ringkas

Kalimat surat sebaiknya langsung menyampaikan informasi.

Contoh kurang tepat:

“Bersama dengan dibuatnya surat ini, kami bermaksud untuk memberitahukan kepada Bapak/Ibu sekalian mengenai akan diselenggarakannya kegiatan rapat.”

Versi yang lebih ringkas:

“Melalui surat ini, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat persiapan kegiatan.”

Kedua kalimat memiliki tujuan serupa, tetapi versi kedua lebih mudah dibaca.

Menghindari Singkatan Tidak Resmi

Singkatan seperti “yg”, “utk”, “dgn”, atau “tdk” tidak digunakan dalam surat resmi.

Singkatan nama lembaga boleh digunakan setelah nama lengkap diperkenalkan, terutama jika muncul berkali-kali dalam dokumen.

Menjaga Kesopanan

Permintaan harus disampaikan dengan hormat tanpa terdengar memerintah secara kasar.

Contoh:

“Kami mengharapkan konfirmasi kehadiran paling lambat 15 Agustus 2026.”

Kalimat tersebut lebih jelas dan sopan daripada “Bapak/Ibu harus segera mengonfirmasi kehadiran.”

Menggunakan Sapaan secara Konsisten

Pilih sapaan yang sesuai dengan penerima, seperti Bapak, Ibu, Saudara, atau nama jabatan.

Jangan berganti-ganti antara “Bapak/Ibu”, “Anda”, dan “Saudara” dalam surat yang sama tanpa alasan.

Baca Juga: Kata Baku dan Tidak Baku: Pengertian, Perbedaan, Ciri, dan Contohnya

Cara Menulis Surat Resmi yang Baik dan Benar

Penyusunan surat resmi dapat dilakukan melalui tahapan berikut.

1. Tentukan Tujuan Surat

Tentukan pesan utama sebelum mulai menulis. Apakah surat digunakan untuk mengundang, meminta izin, menyampaikan pemberitahuan, atau menawarkan kerja sama?

Satu surat sebaiknya memiliki satu tujuan utama. Terlalu banyak kepentingan dalam satu dokumen dapat membuat penerima kesulitan menentukan tindakan.

2. Kenali Penerima

Ketahui nama, jabatan, instansi, dan kewenangan penerima. Surat permohonan akan lebih tepat jika dikirim kepada pihak yang memang dapat memberikan keputusan.

Pemeriksaan penerima juga mencegah kesalahan sapaan dan alamat tujuan.

3. Siapkan Informasi Utama

Catat informasi yang harus masuk ke dalam surat, seperti:

• Nama kegiatan.

• Maksud surat.

• Hari dan tanggal.

• Waktu.

• Tempat.

• Peserta.

• Dokumen lampiran.

• Batas waktu konfirmasi.

• Kontak yang dapat dihubungi.

• Tindakan yang diharapkan dari penerima.

Daftar tersebut membantu memastikan tidak ada informasi administratif yang tertinggal.

4. Gunakan Format Lembaga

Periksa apakah sekolah, kampus, organisasi, atau perusahaan sudah memiliki templat surat.

Gunakan kop, nomor, logo, penulisan jabatan, dan format tanda tangan sesuai ketentuan tersebut. Konsistensi identitas membantu proses pengarsipan.

5. Tulis Perihal secara Spesifik

Perihal harus menggambarkan inti surat dalam beberapa kata.

Contoh yang jelas:

• Permohonan Izin Penggunaan Aula

• Undangan Rapat Wali Murid

• Pemberitahuan Perubahan Jadwal Ujian

• Permohonan Narasumber Seminar

Hindari perihal yang terlalu umum seperti “Pemberitahuan” atau “Permohonan” tanpa keterangan tambahan.

6. Susun Isi dari Konteks ke Tindakan

Mulailah dengan alasan singkat, lanjutkan dengan informasi utama, kemudian jelaskan tindakan yang diharapkan.

Dalam surat undangan, penerima harus dapat menemukan tanggal, waktu, lokasi, dan agenda tanpa membaca berulang kali.

7. Periksa Ketepatan Data

Periksa kembali nama penerima, jabatan, tanggal, hari, nomor surat, tempat, waktu, dan nama kegiatan.

Pastikan hari sesuai dengan tanggal yang ditulis. Kesalahan pasangan hari dan tanggal sering terjadi karena dokumen lama digunakan kembali tanpa diperiksa seluruhnya.

8. Periksa Lampiran

Pastikan dokumen yang disebutkan pada bagian lampiran benar-benar disertakan.

Jika tertulis “Lampiran: 2 berkas”, penerima harus memperoleh dua berkas tambahan yang dimaksud.

9. Minta Pengesahan

Surat organisasi atau instansi perlu diperiksa dan disahkan oleh pejabat yang berwenang sebelum dikirim.

Jangan mencantumkan nama atau tanda tangan seseorang tanpa persetujuan.

10. Simpan Arsip

Simpan salinan surat, baik dalam bentuk cetak maupun digital. Gunakan nama berkas yang mudah dikenali.

Contoh nama berkas:

Undangan-Rapat-OSIS-12-Agustus-2026.pdf

Nama berkas seperti “suratbaru-final-revisi2.pdf” akan menyulitkan pencarian ketika jumlah dokumen bertambah.

Contoh Surat Resmi Undangan Rapat

OSIS SMA HARAPAN BANGSA
Jalan Pendidikan Nomor 18, Yogyakarta
Telepon: (0274) 555123

Nomor: 021/OSIS-SHB/VIII/2026
Lampiran: 1 berkas
Perihal: Undangan Rapat Persiapan Festival Literasi

Yth. Ketua Kelas X, XI, dan XII
SMA Harapan Bangsa
di Yogyakarta

Dengan hormat,

Dalam rangka mempersiapkan Festival Literasi Siswa Tahun 2026, kami mengundang ketua kelas X, XI, dan XII untuk menghadiri rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada:

hari, tanggal: Jumat, 14 Agustus 2026
waktu: pukul 13.30–15.00 WIB
tempat: Ruang Pertemuan SMA Harapan Bangsa
agenda: pembagian tugas dan penyusunan jadwal kegiatan

Setiap kelas diminta membawa satu usulan kegiatan literasi yang dapat dilaksanakan selama festival. Daftar sementara rangkaian kegiatan terlampir sebagai bahan pembahasan.

Kami mengharapkan kehadiran seluruh ketua kelas tepat waktu. Atas perhatian dan kerja samanya, kami mengucapkan terima kasih.

Yogyakarta, 10 Agustus 2026

Ketua OSIS,
(tanda tangan)

Raka Prasetyo

Analisis Contoh

Contoh tersebut memiliki tujuan yang jelas, yaitu mengundang ketua kelas menghadiri rapat.

Perihal ditulis secara spesifik sehingga penerima segera mengetahui jenis kegiatan. Isi surat juga memisahkan waktu, tempat, dan agenda agar informasi mudah ditemukan.

Kalimat permintaan membawa usulan ditempatkan setelah rincian rapat karena termasuk tindakan yang perlu dilakukan peserta sebelum hadir.

Penutup tidak dibuat terlalu panjang. Surat diakhiri dengan tanda tangan dan nama pihak yang bertanggung jawab.

Contoh Surat Permohonan Resmi

Perhatikan contoh surat permohonan sederhana berikut.

PANITIA SEMINAR PENDIDIKAN SMA NUSANTARA
Jalan Merdeka Nomor 25, Sleman

Nomor: 014/PAN-SEM/VIII/2026
Lampiran: 1 proposal
Perihal: Permohonan Narasumber

Yth. Kepala Perpustakaan Daerah Kabupaten Sleman
di Sleman

Dengan hormat,

Panitia Seminar Pendidikan SMA Nusantara akan menyelenggarakan kegiatan bertema “Membangun Kebiasaan Membaca di Kalangan Pelajar” pada:

hari, tanggal: Sabtu, 5 September 2026
waktu: pukul 09.00–11.30 WIB
tempat: Aula SMA Nusantara
peserta: 150 siswa kelas X dan XI

Sehubungan dengan kegiatan tersebut, kami memohon kesediaan Perpustakaan Daerah Kabupaten Sleman untuk menugaskan seorang narasumber yang dapat menyampaikan materi mengenai strategi membangun kebiasaan membaca.

Proposal kegiatan kami lampirkan sebagai bahan pertimbangan. Konfirmasi dapat disampaikan kepada sekretariat panitia melalui nomor 0812-0000-0000 paling lambat 25 Agustus 2026.

Atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Sleman, 17 Agustus 2026

Ketua Panitia,
(tanda tangan)

Nadia Putri

Surat tersebut menyebutkan permohonan secara spesifik, menjelaskan konteks kegiatan, dan memberikan batas waktu konfirmasi. Penerima tidak perlu menebak jenis bantuan yang diminta.

Baca Juga: Kalimat Aktif dan Pasif: Pengertian, Perbedaan, Ciri, Jenis, dan Contohnya

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Surat Resmi

Kesalahan surat resmi sering berasal dari penggunaan templat lama tanpa pemeriksaan menyeluruh.

Beberapa kesalahan yang perlu dihindari antara lain:

• Nama penerima salah. Periksa ejaan nama, jabatan, dan instansi sebelum mengirim surat.

• Hari dan tanggal tidak sesuai. Gunakan kalender untuk memastikan pasangan hari dan tanggal.

• Perihal terlalu umum. Jelaskan jenis undangan, permohonan, atau pemberitahuan secara spesifik.

• Isi berputar-putar. Tempatkan maksud utama pada bagian awal agar penerima segera memahami tujuan.

• Bahasa terlalu santai. Hindari singkatan percakapan, emoji, atau sapaan yang tidak sesuai.

• Permintaan tidak jelas. Tuliskan tindakan yang diharapkan beserta batas waktunya jika ada.

• Lampiran tidak disertakan. Cocokkan bagian lampiran dengan berkas yang dikirim.

• Jabatan penanda tangan tidak tepat. Pastikan surat disahkan oleh pihak yang berwenang.

• Data dari dokumen lama belum diubah. Periksa nama kegiatan, tahun, tempat, nomor, dan tanggal pada seluruh halaman.

• Format berubah ketika dibuka. Gunakan PDF untuk mempertahankan tata letak dokumen final.

• Tidak menyimpan salinan. Arsip diperlukan untuk pelacakan dan penyusunan surat lanjutan.

Cara Memeriksa Surat Sebelum Dikirim

Pemeriksaan akhir dapat dilakukan menggunakan tiga tahap.

Pemeriksaan Isi

Pastikan penerima memahami:

• Siapa yang mengirim surat.

• Mengapa surat dikirim.

• Apa informasi atau permohonannya.

• Kapan kegiatan berlangsung.

• Di mana kegiatan dilaksanakan.

• Apa yang harus dilakukan penerima.

• Kapan tanggapan harus diberikan.

Pemeriksaan Bahasa

Periksa penggunaan kata baku, tanda baca, sapaan, dan susunan kalimat.

Bacalah isi surat dengan suara pelan. Cara ini membantu menemukan kalimat yang terlalu panjang atau terasa janggal.

Pemeriksaan Administratif

Cocokkan nomor, tanggal, perihal, lampiran, tanda tangan, dan tembusan.

Buka seluruh lampiran untuk memastikan berkas dapat dibaca dan bukan versi lama.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa saja struktur surat resmi?

Struktur surat resmi umumnya terdiri atas kop, tanggal, nomor, lampiran, perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi, salam penutup, tanda tangan, nama, jabatan, dan tembusan. Beberapa bagian dapat dihilangkan sesuai jenis surat dan ketentuan lembaga.

Apakah surat resmi harus menggunakan kop surat?

Kop surat diperlukan jika surat dikirim atas nama organisasi, sekolah, perusahaan, atau instansi. Surat resmi yang dibuat oleh individu tidak selalu membutuhkan kop, tetapi identitas pengirim harus tetap jelas.

Apa bahasa yang digunakan dalam surat resmi?

Surat resmi menggunakan bahasa Indonesia baku, sopan, langsung, dan tidak menimbulkan makna ganda. Kalimat tidak harus panjang selama informasi utama disampaikan secara lengkap.

Apakah surat resmi boleh dikirim melalui email?

Surat resmi dapat dikirim melalui email selama format, identitas pengirim, pengesahan, dan lampirannya jelas. Dokumen biasanya disimpan dalam bentuk PDF agar tata letaknya tidak berubah.

Bagaimana cara menulis perihal surat resmi?

Perihal ditulis singkat dan spesifik untuk menggambarkan maksud surat. Contohnya adalah “Permohonan Izin Penelitian”, “Undangan Rapat Wali Murid”, atau “Pemberitahuan Perubahan Jadwal”.

Penutup

Cara menulis surat resmi yang baik dan benar dimulai dengan menentukan tujuan, mengenali penerima, menyiapkan informasi, serta mengikuti format lembaga. Setiap bagian harus membantu penerima memahami maksud surat dan tindakan yang perlu dilakukan.

Bahasa formal tidak berarti harus rumit. Gunakan kata baku, kalimat ringkas, sapaan sopan, serta informasi yang dapat diperiksa. Ketepatan nama, tanggal, nomor, lampiran, dan tanda tangan juga menentukan kelayakan surat sebagai dokumen administratif.

Sebelum dikirim, baca kembali isi surat dari sudut pandang penerima. Pastikan maksudnya dapat dipahami tanpa penjelasan tambahan, lalu periksa seluruh data dan berkas lampiran. Latihan membuat surat undangan atau permohonan sederhana dapat membantu membangun kebiasaan menulis dokumen resmi secara rapi dan terarah.